Checkliste PR-Event – 10 Punkte

Ob es eine Charity-GALA, eine Preisverleihung, eine Premierenveranstaltung oder eine Shop-Eröffnung ist, bei vielen dieser Veranstaltungen ist den Organisatoren eine (gute) Presseberichterstattung wichtig. Da kommt dann die PR ins Spiel. Während Event-Spezialisten alles rund um den Anlass organisieren, liegt es im Aufgabenbereich der PR-Verantwortlichen, alles so vorzubereiten, dass Journalisten die optimalen Bedingungen für eine Berichterstattung haben.

Je länger man darüber nachdenkt, desto mehr Punkte, die zu regeln sind, fallen einem ein. Hilfreich dabei ist es, schon zu Beginn der Planung eine Checkliste zu machen, auf der alles niedergeschrieben ist, was es zu erledigen gilt.

Hier exemplarisch in beliebiger Reihenfolge zehn Punkte, die auch auf solch eine Liste gehören:

  1. Timing

Unter diesen Punkt fallen gleich wieder mehrere Einzelpunkte. Zum einen der Zeitplan für den Event selber: Wann geht es los? Wann ist Ende? Gibt es einen Zeitpunkt, an dem die Gäste unter sich sein möchten und die Presse gehen muss?

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Zum anderen: Wann beginnen wir, die Presse über die Veranstaltung zu informieren? Wann schicken wir eine Nachklappmeldung raus? Etc…

  1. Gästeliste

Die Presse möchte wissen, WER vor Ort ist, bevor sie einer Einladung nachkommt oder eben nicht. Daher ist es wichtig, sich mit den Veranstaltern abzusprechen und frühzeitig einige „gute“ Namen zu haben, mit denen die Presse angelockt werden kann.  Zum Punkt „Gästeliste“ und was in diesem Zusammenhang alles beachtet werden sollte, habe ich mich hier ausführlich geäußert.

  1. Parkplätze

Ja, man glaubt es kaum, doch auch das ist eine Frage, die geklärt werden sollte. Sowohl die Journalisten, als auch das PR-Team möchte nicht stundenlang nach einem Parkplatz suchen. In der Einladung sollte kurz auf die Parkmöglichkeiten hingewiesen werden.

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Wenn ein Parkhaus vor Ort ist, ist es immer schön, den Pressevertretern kostenfreie Ausfahrttickets zu organisieren.

  1. Bildmaterial / Footage

Bei vielen Veranstaltungen, sei es eine (TV-)Gala, eine Musikpreisverleihung, ein Musical, eine Filmpremiere… was auch immer – ist dies ein wichtiger Punkt. Oft gibt es einen Roten Teppich, an dem die Presse die eingeladenen Gäste fotografieren und interviewen darf, der Veranstaltung selbst dürfen aber in der Regel –wenn überhaupt – ein paar ganz vereinzelte, ausgewählte Journalisten beiwohnen.

Fotografieren oder drehen ist da untersagt – und zum Teil auf Grund von Entfernungen und Lichtverhältnissen auch nur schwer möglich. Es ist zu klären: gibt es Bildmaterial (sowohl Fotos, als auch Bewegtbild), welches der Presse anschließend zeitnah(!) zur Verfügung gestellt werden kann? Wenn ja: auf welchem Weg? Auch das sollte im Vorfeld geklärt werden. Vor Ort ist es in der Regel viel zu hektisch.

  1. Funkfrequnzen

Ein Punkt der oft außer Acht gelassen wird, aber vor Ort zu sehr großen Störungen führen kann ist, wenn sich Funkfrequenzen in die Quere kommen. Während draußen am Roten Teppich Fernsehteams Interviews führen, laufen drinnen in der Halle oft die letzten Proben (ob für ein Musical oder irgendwelche Dankesreden).

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Blöd ist es, wenn dann in der Halle auf einmal der Ton des Interviews vom Red Carpet über die Boxen kommt und nicht die Laudatio auf den Ehrenpreisgewinner, die gerade geübt wird.

Deshalb ist es ganz wichtig, im Vorfeld alle Frequenzen, die für die Produktion gebraucht werden, aufzulisten und zum Verteilen auszudrucken. Die Fernsehteams haben dann die Wahl, sich entweder eine freie Frequenz zu suchen oder ihr Mikrofon mit einem Kabel mit der Kamera zu verbinden und so ganz auf Funk zu verzichten.

  1. Catering

Gibt es für die Presse Essen und Trinken? Das bleibt in der Regel den Gastgebern überlassen und hängt auch ein wenig von der Länge der Veranstaltung ab. Wasser und Kaffee sollten grundsätzlich (kostenfrei natürlich) angeboten werden. Alkohol ist überflüssig, schließlich arbeiten die Menschen.

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  1. Wege

Gerade bei größeren Produktionen ist es sinnvoll, sich mit der Location vertraut zu machen, bevor die Presse kommt. Wenn man einen Journalisten beispielsweise für ein Interview zu einer Künstlergarderobe im Backstage begleitet und sich dabei sechsmal verläuft, dann macht das nicht den besten Eindruck.

  1. Dresscode

Was ziehe ich wo an? Ein Punkt zu dem ich mich bei PRleben auch schon geäußert habe. Ist nämlich gar nicht immer so einfach.

  1. Technik

Haben wir WLan vor Ort? Reicht es nur für das Team oder sind die Kapazitäten so groß, dass auch den Journalisten ein Zugang angeboten werden kann. Wenn es einen Zugang für alle gibt, dann macht es Sinn, diesen mehrfach auszudrucken und aufzuhängen, damit man nicht jedem, der fragt, die Daten erklären muss. Auch wichtig vor Ort: Gibt es genügend Steckdosen? Viele Journalisten sind sonst so gut wie arbeitsunfähig.

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  1. Einladungsverteiler

Zu einem Event können natürlich nie alle Journalisten eingeladen werden. Also, können sie schon, aber den Politikredakteur der Süddeutschen Zeitung zur Produktion der neusten Show von Joko und Klaas einzuladen, zeugt von extrem wenig Ahnung und mangelnden Fähigkeiten der zuständigen Kommunikationsverantwortlichen, deshalb sind vernünftige Einladungsverteiler sehr wichtig.

Verteiler sind ein Thema, dem ich mich in Kürze hier auch noch widmen werde. Schickt mir gerne Meinungen, Erfahrungen, Vorstellungen, Fragen, Tipps und Co. zum Thema Verteilerpflege… etwas das ziemlich wenig Spaß macht, jedoch zum Handwerkszeug guter PR-Manager gehört.

Abschließend

Diese zehn Punkte sind wirklich nur ein Auszug aus einer langen, langen Liste und können noch um ein Vielfaches erweitert werden. Bei konkreten Fragen meldet euch gerne.

(Fotos: Instagram)

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