Manchmal habe ich das Gefühl, dass telefonieren ein wenig retro ist, doch ich muss zugeben, dass ich -gerade im Job- ein großer Freund davon bin, Dinge per Telefon und nicht per Email zu klären. Auch wenn mailen manchmal einfacher erscheint. Am Ende ist es eigentlich nicht der Fall.

Statt die 200ste Mail zu schreiben, ist es doch viel effektiver, eben zum Telefon(-hörer) zu greifen und zu reden…zumindest sollte das in Kommunikations-Berufen so sein!  Da ist`s vollkommen egal, ob es nun den Umgang mit Kollegen, Kunden oder Medienpartnern angeht.

Obwohl es eigentlich jeder weiß, verwundert es, wie viele Menschen doch lieber eine Email schicken.

Hier drei Vorteile eines persönlichen Gesprächs:

1. Zeitersparnis

Der Griff zum Telefon, eine Nummer wählen und dann direkt alles klären, was zu klären ist, ist in jedem Fall schneller, als eine Email zu formulieren, auf Antwort zu warten und ggf. Rückfragen zu beantworten. Eine Email ist oft mit einer Frage oder der Bitte um eine Rückmeldung verbunden und dann beginnt die Warterei. Warum warten? Ein Gespräch bringt direktes Feedback.

2. Effektivität

Wer eine Mail schreibt, hat in der Regel ein bestimmtes Anliegen. Erwünscht sind vom Empfänger Infos oder ein konkretes „Ja“ oder „Nein“. Ein “irgendetwas dazwischen” ist in einem Mailwechsel selten möglich.

Nehmen wir als Beispiel die Akquise zu einem bestimmten Thema. In einer Email kann ich meinen Protagonisten für ein Interview anbieten… und hoffen, dass der Journalist, den ich anschreibe, auch meine Email zwischen den vielen anderen in seinem Postfach entdeckt und öffnet. Mit viel Glück kommt ein „Ja, interessiert mich“ oder ein „Nein, (danke)“.

In einem Gespräch mit einem Journalisten wird sich schnell herausstellen, ob er zur Zeit ein Interview mit dem Protagonisten XY benötigt. Falls nicht, erzählt er mir aber vielleicht, dass er dringend auf der Suche nach einer bekannten Frau ist, die er für ein Modeshooting benötigt.

Im besten Fall habe ich sogar eine solche Person unter meinen Protagonisten oder kann ihm helfen, jemanden zu finden… Er wird es in der Regel irgendwann honorieren. Wer weiß, vielleicht sagt er mir, bei welchem seiner Kollegen ich meinen Interviewpartner doch noch erfolgreich unterbringen kann?!

Wie auch immer das Gespräch läuft, es ist so viel effektiver als ein schnöder Mailwechsel. Grundsätzlich gilt bei der Akquise natürlich vorher nachzudenken, ob sich mein Protagonist überhaupt für das Medium eignet, bei dem ich mich melde. Sollte ich ohne Sinn und Verstand in meine Akquise gegangen sein, muss ich natürlich damit rechnen, dass der Journalist mir das auch sagt.

3. Persönliche Bindung

Ein Anruf ist viel weniger anonym, als eine Email. Das Gegenüber kann seine Antwort in der Regel nicht aussitzen. Im Übrigen sind in einem Gespräch auch Zwischentöne vernehmbar, die in einer Email niemals auffallen würden. In einem Gespräch merke ich sofort, ob wir auf einer Wellenlänge liegen.

Und besser als jedes Telefonat ist es, sich gegenüber zu sitzen und in die Augen zu schauen, während man über die verschiedenen Themen spricht. Aber diesen Punkt erreicht niemand, in dem er Emails hin und her schickt.

Was noch zu sagen ist: Natürlich haben auch Emails ihre Berechtigung. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Inhalte einmal zu verschriftlichen, um sich ggf. abzusichern; sei es bzgl. Deadlines, Termin- & Ortsabstimmungen oder in sonstigen Ausnahmesituationen.