Heute: Wie der Rote Teppich abläuft, warum es nicht nur eine Fotowand gibt und welche Aufgaben wir PR-Menschen am Veranstaltungstag haben.

Die Show im Ersten beginnt laut TV-Programmplanung um 20.30 Uhr. Erster Gedanke der da aufkommen könnte ist: cool, Zeit zum Ausschlafen, vielleicht noch ein bisschen Shopping am Ku’damm, dann langsam fertig machen und am Nachmittag: auf ins Gefecht. Denkste!!!

Frühes Aufstehen für gute TV-Promotion

Die erste Mitarbeiterin aus dem Team hat ihren Dienst um 5.00 Uhr heute Morgen

begonnen. Sie hat das Team des ARD Morgenmagazins begleitet, dass dreimal live aus der ECHO-Halle in die Sendung nach Köln geschaltet hat. An den vergangenen beiden Tage hat das Team Interviews und Bilder für Einspielfilme gedreht. Also einige schöne Hinweise im Morgenmagazin auf die Show.

Arbeitsbeginn für alle anderen aus dem Team ist um 11 Uhr im PR-Büro in der Messe. In der Halle laufen parallel die letzten Künstlerproben und anschließend gibt es eine Generalprobe bei der selbstverständlich keine Presse zugelassen ist, daher haben wir als PR damit auch nichts zu tun.

Aber es gibt noch genug andere Dinge, die erledigt werden müssen. Das Pressezentrum öffnet um 16 Uhr. Vorher muss gecheckt werden, ob alle Listen vorliegen, dass W-Lan wirklich funktioniert, genug zu essen und zu trinken geliefert wurde!!! …hungrige und durstige Fotografen, wünsche ich niemandem, manche verstehen da keinen Spaß.

Was am Roten Teppich passiert

Wichtig bevor das Pressezentrum öffnet, ist auch das Abkleben am Roten Teppich … der bei der ECHO-Verleihung übrigens gar nicht rot, sondern traditionell lila ist. Die Journalisten stehen in einer bestimmten Reihenfolge hinter den Absperrgittern. Begonnen wird bei uns beim ECHO mit den Fotografen, danach die Kamerateams, Online und Radio. Diese Reihenfolge hat den Sinn, dass die prominenten Gäste nicht komplett verrückt gemacht werden und 50mal zwischen posieren für ein Foto und dann wieder ein Interview wechseln müssen. Erst Fotos, dann Interviews. Wir haben beim ECHO einen Luxus-Teppich. Zum einen, da er wirklich recht lang ist, so dass sich die Journalisten nicht gaaaaanz so doll quetschen müssen, zum anderen, findet der Haupt-Teppich nicht draußen, sondern drinnen statt. Ende März weiß man ja nie so recht, wie das Wetter in Berlin so ist. Wir hatten von Schneetreiben bis “fast-Sommer” in den letzten Jahren wirklich alles.

Insgesamt sind um die 250 Journalisten für den Roten Teppich akkreditiert. Am Teppich werden Fotos mit den prominenten Gästen gemacht, Interviews gedreht, O-Töne aufgenommen etc.. Direkt neben dem Teppich befindet sich das Pressezentrum. Hierher kommen die Journalisten ab 16 Uhr, um sich ihre Zugangspässe abzuholen, aber hier verbringen sie auch die Zeit, bevor sie an den Teppich dürfen …der Zugang wird erst zu einem bestimmten, vorher abgesprochenen Zeitpunkt gewährt. Nachdem alle Künstler über den Teppich gelaufen sind (also spätestens um 20.00 Uhr) gehen die Journalisten wieder ins Pressezentrum. Es gibt jede Menge Arbeitsplätze dort und auf einer großen Leinwand wird gemeinsam die Verleihung geschaut. Die Aufgabe von uns PR-Menschen während des Roten Teppichs sind vielfältig. Im Pressezentrum sitzt jemand für Rückfragen der Journalisten, aber die meisten PR-Menschen stehen auf dem Roten Teppich und sorgen dafür, dass die Presse die Bilder und Interviewpartner bekommen, die sie brauchen. Da wir ja die Journalisten kennen und vorher mit ihnen gesprochen haben, wissen wir, wen genau sie brauchen. Dauert ein Interview “zu lange”, beenden wir das Interview auch schon mal nett. Es darf kein Stau auf dem Teppich entstehen, denn wenn die prominenten Gäste draußen im vollen Vorraum warten müssen, dann ist das nicht schön.

Trubel an der Gewinner-Fotowand

Für die Fotografen und die Kamerateams geht es nach der Verleihung der ersten ECHO-Trophäe an eine zweite Fotowand. Hier ist Geduld gefragt, die sich dann aber auch auszahlt. Nach und nach werden die ECHO-Gewinner, wenn sie in der Halle von der Bühne abgegangen sind, mit ihrem Preis in der Hand an diese Fotowand geführt. Hier werden die Gewinnerfotos gemacht und mit viel Glück der ein oder andere O-Ton, auch wenn die Zeit in der Regel ziemlich knapp ist, schließlich werden die Preisträger in der LIVE-Sendung zurückerwartet. PR-Kollegen sorgen für einen reibungslosen Ablauf, so dass sowohl die Fotografen und TV-Teams als auch die Künstler zufrieden sind.

Zwischendurch laufen die Medienvertreter immer mal wieder ins Pressezentrum, um Bilder und Infos an ihre Redaktionen und Agenturen zu schicken, Schnelligkeit ist wichtig in ihrem Job. Wenn die Verleihung beendet ist und alle Fotos im Kasten sind, dann gibt es die Möglichkeit, noch bis 2.00 Uhr im Pressezentrum zu arbeiten. Ein sehr kleiner Teil der Pressevertreter hat die Möglichkeit eine Stunde auf der Aftershowparty zu drehen /fotografieren. Das Kontingent ist sehr begrenzt und die Auswahl der Medienvertreter, die auf die Party dürfen, wird so getroffen, dass jedes Medienhaus die Chance hat, mit Material versorgt zu werden. Nach einer Stunde bitten wir PR-Menschen die Journalisten auf der Party, ihre Arbeit zu beenden. Die Gäste sollen nun in Ruhe feiern können, ohne Sorge zu haben, dabei gefilmt oder von Agenturfotografen abgelichtet zu werden.

So ab 1.00 Uhr hat das PR-Team dann Zeit noch einen Drink auf der Party zu nehmen. Oder zwei…

Morgen bei PRleben: die Party-Highlights und der Tag danach…