Wie erstelle ich eine Gästeliste die Journalisten anspricht? Was sind die do’s and don’ts? In welcher Reihenfolge sollen die Namen aufgelistet werden?… Da das Erstellen von Gästelisten immer wieder Fragen aufwirft, habe ich die wichtigsten Facts mal zusammengefasst.

In der Kommunikation -besonders im Entertainmentbereich- gehört es zum Job, prominente Gäste zu einem Event einzuladen oder zumindest der Presse mitzuteilen, welche Gäste vor Ort sein werden.

Warum? Damit die Journalisten sich überhaupt dafür interessieren, den Roten Teppich zu besuchen. Zu einer Filmpremiere oder einer Galaveranstaltung kommt kein Boulevardjournalist nur des Filmes oder des guten Essens wegen. Zumindest nicht, wenn es sein Job ist, anschließend darüber zu berichten.

Auszug aus der Gästeliste
„Duftstars 2018“

Deshalb gibt es in der Regel im Vorfeld einen Roten Teppich und im Anschluss bestenfalls eine Aftershowparty.

Schön ist es, wenn die Journalisten vorab eine Information bekommen mit welchen Gästen sie am Abend rechnen dürfen:

1. Nur die Wahrheit

Es gibt „Experten“ unter den Veranstaltern – und sicherlich auch unter den PR-Firmen – die nicht die Namen der Gäste rausgeben die wirklich zugesagt haben, sondern die ALLER Gäste die eingeladen wurden. Im ersten Moment natürlich ganz schlau. Wenn du Heidi Klum und George Clooney auf deiner Liste hast, DANN kommt jeder Journalist.

Allerdings wird es unangenehm, wenn vor Ort doch nur ehemalige „Dschungel-Stars“ und Ex-Topmodel-Teilnehmerinnen auflaufen. Bei der nächsten Einladung zu der Veranstaltung, bzw. deinem nächsten Gäste-Versprechen, wird die Redaktion wahrscheinlich keinen Reporter mehr schicken.

2. Die Reihenfolge

Am meisten Sinn macht es, die prominenten Gäste in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten. Zum einen ist das übersichtlich, zum anderen sollte nicht mit dem vermeintlich „wichtigsten“ oder „prominentesten“ Gast begonnen werden. Denn auch die VIP-Gäste werfen gerne mal einen Blick auf die Liste der Fotografen und wenn sie auf Seite drei ganz unten stehen, dann sorgt das nicht unbedingt für gute Laune.

Journalisten warten auf Promis

Kleiner Trick: Solltest du jemanden wie Barbara Schöneberger gerne weit vorne auf deiner Liste stehen haben wollen, dann sortiere einfach nach Vornamen, möchtest du Pamela Anderson weit vorne haben, dann sortiere nach Nachnamen 😉

3. Fotoliste

Eine Liste mit Namen ist schön, eine Liste mit Namen UND Bild jedes prominenten Gastes ist noch schöner. Gerade wenn eine Reihe C- bis Z-Promis erwartet werden deren Gesicht fast niemand kennt. So entgehst du den ständigen Fragen: „Wer war das jetzt?“ – Ein Blick in die Fotoliste sollte helfen.

4. NUR die PROMI-Gäste auf die Liste

Versuche deine Liste übersichtlich zu gestalten. Nimm nicht jeden Gast des Abends auf dein Handout für die Presse, selbst wenn alle Gäste über den Roten Teppich gehen. Du wirst die ganze Zeit damit beschäftigt sein, Fragen wie: „Wer ist Elisabeth Müller?“ zu beantworten.

Natürlich gibt es Veranstalter die sehr gerne ins Rampenlicht möchten, Menschen die vielleicht den ganzen Event bezahlen. Auch wenn die Journalisten diese Menschen nicht kennen, darf hier eine Ausnahme gemacht werden. Schließlich möchte man sich den Auftraggeber nicht vergraulen.

Auszug aus der Gästeliste des LEA 2018

5. Denk an die Begleitung

Viele Promis kommen in Begleitung zu Veranstaltungen. Sie lassen sich dann auch häufig zusammen fotografieren. Solltest du im Vorfeld sicher wissen, von wem dein Promi begleitet wird, dann schreib es ruhig schon auf die Liste. Meistens bekommst du aber erst direkt am Roten Teppich mit, wer die zweite Person ist, dann frage nach dem Namen und der richtigen Schreibweise. Die Fotografen werden dich danach fragen, glaub mir!

Kleiner Zusatz-Tipp: Sinnvoll ist es bei prominenten Frauen,  zu fragen von welcher Marke ihr Kleid ist! Auch das interessiert die Presse… und meisten stellen dir die Journalisten die Kleiderfrage dann, wenn der Promi nicht mehr greifbar ist. Hast du vorehr kurz gefragt und es dir aufgeschrieben, kannst du einfach nachschauen.