12 Dinge die mit auf jede Dienstreise müssen

Es gibt Zeiten in der Entertainment-PR, da jagt ein Termin den nächsten. Gerade ist wieder so eine Phase. Letzte Woche haben wir im Heidepark eine neue Kinderattraktion eröffnet… zusammen mit zwei prominenten Müttern samt Kids und einem bunten Presseaufgebot. Gestern Abend fand in Frankfurt am Main zum Auftakt der internationalen Musikmesse der LEA (Live Entertainment Award statt) und jetzt geht es auf nach Berlin, da dort am Donnerstag Deutschlands größter Musikpreis der ECHO vergeben wird usw.

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Im Kofferpacken bin ich inzwischen wirklich Profi. Und da ich den Blick in fremde Taschen liebe, mache ich heute meine auf. Ich zeige euch 12 Dinge, die für mich auf PR-Terminen in meinem Reisegepäck nicht fehlen dürfen.

1. Edding

… zum Beispiel für die letzten Abklebeschilder am Red Carpet, für alle die, die sich zu spät angemeldet haben, um noch ausgedruckt werden zu können… Hier werden schnell Zettel geschrieben und dank Edding sind sie dann auch lesbar.

Den Namen der Fotoagentur oder des TV-Teams mit Bleistift aufzuschreiben, kommt der Schrift eines Tintenkillers gleich. Je dicker der Edding, umso besser.

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2. Gaffa-Tape

Für alle die es nicht kennen: Gaffa ist ein Alleskönner. Ein sehr stabiles Klebeband, das uns schon so viele gute Dienste geleistet hat. Ob es kaputte Tonangeln waren, die Abklebeschilder am Roten Teppich oder -kein Witz- vor vielen Jahren bei der legendären ZDF-Show: eine „Goldene Stimmgabel“. Mit Gaffa klebt alles!

Und das Fantastische: es lässt sich gut in kleinen Stücken von der Kleberolle abreißen. Ohne Schere! Denn sehr oft fliege ich nur mit Handgepäck und da überlebt in der Regel nicht mal die kleinste Schere den Securitycheck am Flughafen.

3. Oropax

Nicht für Konzerte. Nein, zum Schlafen. Auch wenn jedes Motel One in Berlin, Hamburg oder München schon mindestens einmal meinen Spruch „Bitte ein RUHIGES Zimmer! Also auch nicht direkt am Fahrstuhl…“ gehört hat. Sicher ist sicher. Um am Folgetag fit zu sein, muss ich zumindest einigermaßen gut schlafen und das kann ich nur, wenn es still ist.

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4. USB-Sticks

Mal eben ein paar Pressefotos, eine Meldung, einen kurzen Clip… Es gibt immer etwas, was Journalisten noch eben brauchen. Da ist es gut, wenn Dinge vor Ort schnell per USB-Stick weitergegeben werden können. Bevor die Daten via WeTransfer von einem auf den anderen Rechner geschickt sind, ist es einfacher, eben einen Stick zu bespielen. Ich habe immer eine Notration von mindestens fünf in meinem Reisegepäck. Zum Glück sind sie ja auch nicht schwer.

5. Ladekabel

…für das IPhone ebenso wie fürs Laptop. Denn spätestens auf Reisen ohne Laptop-Ladekabel fällt einem auf, dass gefühlt jedes Laptop einen ganz eigenen Eingang hat, in welches nur ein ganz bestimmtes Kabel passt, dass weder die Kollegen, noch die Hotelrezeption und auch nicht die Veranstaltungstechniker in der Location haben.

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6. Leere Wasserflasche

Wieso eine leere Wasserflasche? Weil ich sie am Flughafen nicht durch die Kontrolle bekomme, wenn sie voll ist. Nach der Schleuse fülle ich sie auf und im Laufe des Tages wiederhole ich das, wann immer es geht. Am besten ist eine leichte 0,5l Flasche, da sie in fast jede Tasche passt. Wie wichtig es ist regelmäßig Wasser zu trinken, wenn man produktiv arbeiten möchte, muss ich an dieser Stelle wohl nicht erläutern.

7. Sneakers

Schon bevor sie Red-Carpe-tauglich waren, haben bequeme Sneakers für mich in jedes Reisegepäck für Veranstaltungen gehört. Pro Tag läuft man in einer großen Location gut und gerne mal 10 bis 15 Kilometer. Da ist nichts mit hübschen High Heels – obwohl ich die auch für die ein oder andere Aftershowparty hin und wieder einpacke. Ob ich sie dann wirklich noch anziehe, wenn die Füße schon in den flachen Schuhen schmerzen, ist wieder eine andere Frage.

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8. Stempel oder Klebepunkte

Hin und wieder gibt es bei Veranstaltungen unterschiedliche Zugänge. Die einen Pressevertreter dürfen auf der Aftershowparty noch ein paar Bilder machen oder Interviews führen, während andere „nur“ am Red Carpet arbeiten, wieder andere dürfen die Show in der Halle mitverfolgen. Die Gründe sind verschieden und um die geht es hier auch nicht… Sondern eher darum, die verschiedenen Menschen mit den unterschiedlichen Zugängen auseinander halten zu können, wenn zu Beginn alle den gleichen Einlasspass bekommen.

Bevor jeder namentlich aufgerufen werden muss, ist es sinnvoll, die Journalisten oder deren Pässe schon bei der Akkreditierung zu kennzeichnen. Entweder bekommen die „ausgewählten“ einen farbigen Klebepunkt auf den Pass oder einen Stempel aufs Handgelenk. Sinnvoll sind außergewöhnliche Exemplare wie Klebesterne mit grünem Glitzer oder Prinzessin Lillifee-Stempel. Warum!? Schwarze Klebepunkte oder langweile Standartstempel können sich die Pressevertreter in Lichtgeschwindigkeit selber besorgen und haben dann Zugang zu Bereichen, in denen sie nichts zu suchen haben.

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9. Leere Briefumschläge

Wer denkt, die Briefumschläge seien vom Aussterben bedroht, da sowieso niemand mehr Briefe schreibt, der hat seine Rechnung ohne die Entertainment-PR-Branche gemacht. Wir packen alles in Briefumschläge, was an einer Akkreditierung nicht offen rumliegen soll. Showtickets, Pässe, Aftershowbändchen… Wenn der Akkreditierungsschalter schließt, kommt einfach der Name des Empfängers auf den Umschlag und wird beim Pförtner hinterlegt, so dass Nachzügler ihren Kram dort abholen können.

10. Kugelschreiber

…zum Beispiel, um die Umschläge zu beschriften, bevor sie beim Pförtner hinterlegt werden. Um Listen abzuhaken. Sich fix mal eben etwas zu notieren oder einfach um auf die Frage „Haste mal nen Kulli?“ mit „JA“ antworten zu können.

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11. Aspirin

Nicht nur für den Morgen nach einer Aftershowparty… da brauche ich sie auf jeden Fall nicht. Auf Arbeitsveranstaltungen so viel trinken, dass es am nächsten Morgen Kopfschmerzen gibt, ist nicht mein Ding! -Naja, auch eigentlich nicht außerhalb von Arbeitsveranstaltungen- anyway…

Viele große Produktionen finden in (Messe)-Hallen statt: Riesen groß, dämmriges Licht, extrem schlechte Luft, da sich im Backstage die Arbeitsplätze, Maske und das Catering oft in einer großen Halle -nur durch Sichtschutzwände voneinander getrennt- befinden. Obwohl die Luft gefühlt eigentlich steht, zieht es von allen Seiten. Noch dazu hängt man den halben Tag mit dem Ohr am Telefon. Da sind Kopfschmerzen vorprogrammiert.

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12. Ein gutes Buch

Mein spezieller Bonustipp: Ganz egal, wie trublig und lang der Tag war, abends vor dem Schlafen muss ich zum Abschalten immer ein paar Seiten lesen. Auch wenn ich sehr gerne „Branchenbücher“ lese, abends zum Runterkommen muss es ein richtig guter Thriller, eine Familiensaga oder ähnliches sein.

2 Gedanken zu “12 Dinge die mit auf jede Dienstreise müssen

  1. kokolores schreibt:

    So ein Unsinn. Über 10 Jahre in der PR und noch nie habe ich annähernd soviel Ballast oder Unnütze Plünnen auf einer „Dienstreise“ (bei wem ist es denn Dienst??) mitgeschleppt. Ladekabel, Powerbank, Stift und je nach Belieben vielleicht das Buch. Den Rest zuhause lassen und sich nicht kaputtschleppen. Pff

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    • PRleben schreibt:

      Hallo Kokolores,
      vielen Dank fürs Lesen und deinen Kommentar. Ist doch prima, dass du sogar ohne bequeme Schuhe auskommst 😉
      Wahrscheinlich kommt es immer auf die „Reise“ an. Im Beispiel geht es ja um die PR für große Events mit über 300 akkreditierten Journalisten, Red Carpet und Co.
      Aber grundsätzlich sollte man sich beim Reisen auf das Nötigste beschränken. Da gebe ich dir recht 🙂
      Viele Grüße
      Verena

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