Bei jeder großen oder auch nicht ganz so großen Veranstaltung ist es sinnvoll, einen Raum zur Verfügung zu stellen, in dem die Journalisten in Ruhe arbeiten können. Sei es eine Preisverleihung, ein Musical, die Produktion einer TV-Show, eine Messe oder ein sonstiger Event. Das Pressezentrum ist ein zentraler Punkt /Raum, in dem sich die Berichterstatter melden, wenn sie ankommen und in dem sie die Möglichkeit haben, ganz in Ruhe zu arbeiten.

Bei der Einrichtung des Pressezentrums sollten ein paar Punkte beachtet werden, um es den Journalisten, dem Auftraggeber und sich selbst, als PR-Verantwortlicher, so angenehm wie möglich zu machen.

Außerdem ist ein ordentliches Pressezentrum fast die halbe Miete, um einen reibungslosen Ablauf vor Ort zu gewährleisten. Wenn ihr die nachfolgende Checklist beachtet, dann sollte ihr nah am perfekten Pressezentrum sein:

1. Ausreichend Stühle und Tische

Klingt banal, aber ist durchaus etwas, das im Vorfeld beachtet werden muss. Der Vermieter, der den Raum zur Verfügung stellt, hat schließlich nichts mit Pressearbeit zu tun und er sollte deshalb von dir erfahren, was er an Mobiliar zu besorgen hat. Bestenfalls nicht zwei Stunden vor der Veranstaltung. Ein paar Tage Vorbereitungszeit sollte man da schon einräumen.

2. Steckdosen

Gaaaaanz wichtig. Ohne ausreichend Steckdosen sind Journalisten ziemlich aufgeschmissen. Bei vielen sollte man meinen, dass sie noch nie von einer Powerbank gehört haben… Doch diesen Wunsch nach Strom kann man, wenn man es früh genug bedenkt, mit ausreichend Mehrfachsteckdosen ziemlich leicht erfüllen.

3. Informationsmaterial zur Veranstaltung

Die Journalisten sind wegen eines bestimmten Anlasses in diesem Pressezentrum. Ich kenne es vor allen Dingen von Veranstaltungen wie Preisverleihungen. Sei es die 1LIVE Krone, der ECHO, der deutsche Fernsehpreis oder auch eine Musical- oder Filmpremiere… In der Regel kommen die Journalisten an, akkreditieren sich, richten „ihr Plätzchen“ im Pressezentrum ein und gehen dann an den Roten Teppich zu den Promis, um ihre Bilder und Interviews zu machen.

Danach geht’s zu 90% nicht mit in die Veranstaltung, sondern ins Pressezentrum zum Arbeiten. Hier sollten dann ausreichend Infos zu den Gästen, der Veranstaltung selber und ggf. „der Geschichte“ zur Verfügung stehen. Entweder in Papierform oder – gerne genommen – auf einem USB-Stick. Hier können auch Fotos draufgespielt werden, die die Redakteure verwenden dürfen.

4. Ein kompetenter Ansprechpartner

Auch wenn noch so viel Informationsmaterial in allen Farben und Formen ausliegt, wichtig ist dennoch, dass in der Zeit, in der die Journalisten arbeiten, ein Ansprechpartner vor Ort ist. Jemand dem sie Fragen stellen können wie: „Wer war die Begleitung von Boris Becker?“ „Wie lange dauert die Veranstaltung jetzt noch?“ „Dürfen wir die Gewinner nicht schon mal vorab haben? Wir sagen auch nichts…“ usw. Fragen gibt es genug, auch wenn man im Vorfeld denkt, dass eigentlich alles ganz klar sei.

5. Monitor

Wenn die Journalisten schon nicht -mit allen Gästen- im Saal der Veranstaltung sitzen, dann möchten sie natürlich dennoch wissen, was drinnen genau passiert. Aus diesem Grund wird die Veranstaltung in der Regel ins Pressezentrum übertragen.  Im Vorfeld muss dafür entweder eine Leinwand oder ein Monitor organisiert werden… gerne auch mehrere Monitore, das kommt ganz auf die Anzahl der Journalisten an.  Aus Erfahrung schlage ich vor, der Technik im Briefing auch zu sagen, dass Bild alleine nicht ausreicht, sondern auch der Ton aus dem Saal übertragen werden soll… das ist leider nicht für jeden Selbstverständlich.

6. Toiletten in erreichbarer Nähe

Ein Punkt der erst auf den zweiten Blick wirklich wichtig ist. Da die Redakteure zum Saal der Veranstaltung keinen Zutritt haben, versucht natürlich der ein oder andere Journalist, am liebsten die Fotografen, DOCH in den Saal zu kommen. Da ist das Spiel „ich muss mal eben zur Toilette (und komme dann nicht wieder)“ ziemlich beliebt! Sinn macht es deshalb, dass die WCs für die Journalisten direkt ans Pressezentrum angrenzen, um solche Spielchen zu vermeiden. Als „Grenzposten“ werden Security-Leute eingesetzt.

7. Getränke

Getränke sollten auf jeden Fall vorhanden sein. Wasser und Kaffee, ggf. noch einige weitere Softdrinks in ausreichender Anzahl gehören schon dazu. Alkohol gibt es in der Regel nicht: Schließlich sind alle Anwesenden nicht zum Feiern sondern zum Arbeiten dort.

8. Essen

Je länger die Veranstaltung und Arbeitszeit der Journalisten, desto eher sollten auch ein paar Snacks angeboten werden. Bei abendfüllenden Veranstaltungen ruhig auch etwas Warmes. Schließlich möchte niemand als die Veranstaltung mit dem „schlechtesten“ Presse-Catering gelten 😉

9. W-Lan

Auch ein Punkt der im Vorfeld frühzeitig geklärt werden sollte. Gibt es WLan und wie ist das Passwort? Clever ist es, dass Passwort auf Schilder zu drucken und mehrfach im Pressezentrum auszulegen. NATÜRLICH werden die Journalisten trotzdem nach dem Passwort fragen, aber ein Hinweis auf die Schilder ist meist einfacher, als komplizierte Passwörter zu buchstabieren.

10. Klare Schließzeit

Das empfehle ich, damit keine unnötigen Diskussionen aufkommen. Ein guter Richtwert für die Schließung eines Pressezentrums ist 1,5 bis 2 Stunden nach Ende der Veranstaltung. Diese Zeit sollte schon im Vorfeld ganz klar kommuniziert werden. Somit kann niemand davon ausgehen, bis Sonnenaufgang seinen Arbeitsplatz nutzen zu können.

Abschließend

Sicherlich gehören noch einige andere Punkte zu einem perfekten Pressezentrum, aber wer sich bei einer Veranstaltung an diesen zehn Facts orientiert, der sollte auf der sicheren Seite sein.